Les neuf cercles de l’enfer d’Excel

Les neuf cercles de l’enfer d’Excel

Pourquoi la planification et l’analyse financière sont-elles inhérentes au cloud ?

introduction

EXCEL, C’EST LE PARADIS… OUI, MAIS POUR CERTAINES TÂCHES SEULEMENT

Excel demeure un excellent logiciel pour les feuilles de calcul. Mais, soyons réalistes, Excel ne convient plus si vous essayez de recueillir des données à l’échelle de l’organisation, de compiler les budgets des services ou d’effectuer une planification complexe et collaborative.

Une économie volatile exige une approche plus raisonnée de l’analyse et de la planification financière (connu en anglais sous Financial Planning and Analysis ou FP&A). De plus en plus de professionnels de la finance se rendent compte que la planification manuelle basée sur Excel ne leur permet pas d’y parvenir.

Essayer d’y parvenir avec de tels outils revient à vouloir utiliser un marteau pour construire une maison.  Il peut être utile, mais vous aurez besoin d’autres outils pour être vraiment efficaces.

LA CONTRAINTE EXCEL

Partout dans le monde, les responsables financiers et les directeurs commerciaux utilisent Excel pour assurer le cycle annuel de planification, gérer les affectations budgétaires, prévoir les prévisions de recettes et de dépenses et produire des rapports. Cependant, le recours à des feuilles de calcul déconnectées pour les prévisions, la budgétisation, la planification et la production de rapports crée toutes sortes de problèmes :

  • Vous passez des semaines chaque année à consolider manuellement une masse de feuilles de calcul individuelles
  • Vous ne pouvez pas facilement modéliser des scénarios alternatifs ou répondre à des questions de type

« Que se passe-t-il si… »

  • Mesurer les dépenses réelles par rapport au budget constitue une tâche essentielle
  • Les équipes de la finance consacrent trop de temps à des activités à faible valeur ajoutée
  • Vous ne pourrez vraisemblablement jamais détecter les erreurs qui se cachent dans les prévisions et les budgets

En fin de compte, vous consacrez énormément de temps, d’énergie et de ressources à exploiter un outil qui n’a tout simplement pas été conçu pour cela.

 

La FP&A dans le cloud : La prochaine étape après Excel

 

Si vous utilisez toujours des feuilles de calcul et des processus manuels basés sur Excel pour les FP&A, ce n’est sans doute pas parce que vous pensez que ce sont les meilleurs outils, mais parce que ce sont ceux qui sont disponibles immédiatement. Pour optimiser les processus financiers, vous aurez besoin tôt ou tard de quelque chose de plus puissant. Jusqu’à présent, la seule option était de payer pour une solution Oracle, SAP ou une autre application imposante. Si vous connaissez déjà les limites d’Excel, vous pouvez anticiper ce moment.

 

Il existe aujourd’hui une alternative, et des milliers d’entreprises et d’organisations à but non lucratif l’ont déjà choisie. Intitulée FP&A dans le cloud, et, — comme vous pouvez vous en douter — , il s’agit d’une solution accessible, abordable et basée sur le cloud, qui rend très accessible les fonctionnalités de type FP&A.

 

Pour comprendre les avantages de la FP&A dans le cloud, il est utile de faire un rapide tour d’horizon des difficultés causées par l’utilisation d’Excel comme outil FP&A.

Les feuilles de calcul Excel sont idéales pour :

  • Prévisions personnelles et analyses de type « Et si »
  • Rapports bruts et prêts à l’emploi
  • Vérification de l’intégrité des données
  • Analyse de données statiques

les feuilles de calcul Excel individuelles sont inadéquates pour :

  • Planification et production de rapports dans le cadre d’un travail collaboratif
  • Gestion rigoureuse de l’information
  • Gestion des processus financiers
  • Analyse multidimensionnelle de la performance

LES NEUF CERCLES DE L’ENFER D’EXCEL

Excel est incontestablement l’un des meilleurs outils de bureautique au monde. Si vous voulez, à titre individuel, analyser une grande quantité de données, ou faire de la modélisation complexe sur un ensemble de données statiques, il est difficile de faire mieux. Mais la gestion d’une entreprise implique des processus collaboratifs sur plusieurs départements tels que la planification, la budgétisation,

la prévision et la production de rapports. Et c’est là que les feuilles de calcul Excel individuelles et déconnectées sont insuffisantes.

CERCLE Nº 1

OUPS

Excel est fragile. Dans un écosystème partagé de feuilles de calcul individuelles et manuelles, il est très facile pour les utilisateurs de supprimer des lignes et des cellules et de briser des formules et des liens. Les feuilles de calcul Excel individuelles ne sont tout simplement pas faites pour être partagées, et les suppressions accidentelles sont à l’origine de certains des pires désastres liés à Excel.

CERCLE Nº 2

ÉCRASEMENT

Les feuilles de calcul Excel individuelles sont très difficiles à consolider. L’extraction de données à partir de sources multiples prend beaucoup de temps et est parsemée d’erreurs. Qui peut se réjouir à l’idée de consacrer des semaines à regrouper 50 budgets ou plus, par service, en un seul budget consolidé ? Et comment dans ces conditions, produire une prévision glissante avec la fréquence exigée par le business ?

CERCLE Nº 3

 LA FUITE DES CERVEAUX

Toute action dans des feuilles de calcul Excel déconnectées, surtout lorsqu’il y a plus d’une personne impliquée, fait perdre du temps. Les membres de votre équipe n’ont pas consacré des années à obtenir des diplômes en contrôle de gestion des MBA et à perfectionner leurs compétences pour passer la moitié de leur vie professionnelle à collecter et consolider des feuilles de calcul. C’est néfaste pour l’esprit (et sans intérêt pour le business).

CERCLE Nº 4

 

DOIGT MOUILLE

Les feuilles de calcul Excel déconnectées ne peuvent pas vous fournir des données en temps réel. Elles ne peuvent fournir qu’un aperçu historique des chiffres à un moment donné. Conséquence : vous êtes toujours à la recherche du « dernier chiffre » pour tous ceux qui ont besoin de connaître la situation actuelle par rapport au plan, au budget ou aux prévisions.

 

CERCLE Nº 5

 

IMPORT IMPOSSIBLE

Dans Excel, il est difficile d’obtenir des données qui ne soient pas déjà dans Excel. Si vous passez des heures à exporter laborieusement les données opérationnelles de votre logiciel comptable, des salaires, des achats ou d’autres systèmes et à les regrouper manuellement dans Excel, vous devinez qu’il y a forcément une solution plus simple pour y parvenir.

CERCLE Nº 6

 ILOT ISOLE

Excel fait beaucoup de choses, mais ce n’est pas un système d’information de gestion. Il peut être utile pour les analyses, à condition qu’elles ne soient destinées qu’à vous. Si vous souhaitez que les dirigeants et les responsables des services disposent de tableaux de bord et qu’ils établissent leurs propres rapports (par exemple, pour comparer les performances réelles avec les performances prévues ou pour effectuer des analyses de simulation), les traitements manuels dans Excel sont largement insuffisants.

CERCLE Nº 7

 

UN MONDE PLAT

 

Excel est un logiciel bidimensionnel. Si vous désirez modéliser quelque chose de simple comme la rentabilité par ligne de produits, alors vous pouvez utiliser les feuilles de calcul d’Excel. Mais si vous souhaitez que tout le monde puisse modéliser quelque chose comme les effets d’une augmentation de salaire de 5 % pour un seul département — et comprendre son impact sur chaque département ainsi que sur le compte de résultat, les flux de trésorerie et les bilans — Excel ne donnera pas facilement les résultats attendus. Plus vos données ont de détails et de dimensions, moins vous pourrez les traiter dans une feuille de calcul.

 

CERCLE Nº 8

QUI L’A FAIT ?

Lorsqu’un grand nombre de personnes mettent à jour une feuille de calcul Excel déconnectée, il est impossible de savoir exactement où les changements ont été faits, qui les a faits et à quel moment. La piste d’audit n’est pas suivie — et cela ne favorise pas la gouvernance, l’efficacité ou la recherche de la source des erreurs.

 

CERCLE Nº 9

 

ENJEU PLANÉTAIRE

Excel est déjà assez difficile à utiliser lorsque vous ne travaillez que dans une seule devise et avec une seule fiscalité. Si vous devez tenir compte des multiples devises, des fluctuations des taux de change et des aléas de la fiscalité nationale et internationale, vos activités de consolidation, de prévision, de budgétisation et de production de rapports atteignent un autre niveau de complexité. C’est pourquoi vous avez besoin d’une solution plus puissante qu’une feuille de calcul Excel individuelle.

 

 

LES TROIS PIRES CATASTROPHES AVEC UNE FEUILLE DE CALCUL*

 

Chacune de ces difficultés rendrait la tâche difficile aux professionnels de la finance et aux responsables de budget. Ensemble, ils forment une source de frustrations qui transforment une activité stratégique en une masse de temps perdu, d’inexactitudes et de travail de mauvaise qualité.

 

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se tournent vers une solution FP&A basée sur le cloud. Dans la section suivante, nous examinons ce qu’elle peut apporter en comparaison des feuilles de calcul déconnectées.

 

#1 West Baraboo (dans l’État du Wisconsin)

 

La municipalité de West Baraboo a constaté qu’elle devrait payer environ 400 000 $ de plus d’intérêts sur un plan d’emprunt par rapport à la prévision d’origine. « L’erreur de l’opérateur » dans la feuille de calcul a entraîné une sous estimation du coût total de l’obligation à 10 ans.

« Lorsque nous avons réexaminé les chiffres, nous avons découvert qu’une cellule n’avait pas été ajoutée correctement de l’autre côté de la ligne », a déclaré le conseiller financier de West Baraboo. « Donc, l’impact a été sous-estimé ».

#2 Jeux olympiques de 2012 Natation synchronisée

Une erreur sur la feuille de calcul du London Organizing Committee (Locog ou Comité organisateur de Londres) pour les Jeux olympiques de 2012 a entraîné une survente massive de billets pour quatre épreuves de nage synchronisée. Un employé a accidentellement saisi « 20 000 » au lieu de 10 000 billets disponibles. Les employés de Locog ont passé la période de Noël à contacter les détenteurs de billets en surplus pour leur proposer des compensations.

#3 AstraZeneca

AstraZeneca a dû retravailler ses prévisions financières pour 2011 et à moyen terme après avoir accidentellement communiqué des informations confidentielles aux analystes.

« Des informations confidentielles sur l’entreprise ont été incorporées par inadvertance dans une feuille de calcul envoyée à la communauté des analystes qui suit l’entreprise », peut-on lire dans un communiqué.

 

 

Sources : West Baraboo News Republic, Wall Street Journal MarketWatch, Daily Telegraph, GAO, Reuters (all via EuSpRiG)

 

S’ÉCHAPPER VERS LE CLOUD

Avec la FP&A dans le cloud, vous pouvez échapper aux neuf cercles de l’enfer d’Excel et rendre votre prochain cycle de planification rapide, précis et sans peines. Le FP&A dans le cloud possède sept points positifs :

 

1.     Consolidation automatique des données. Vraiment.

Imaginez : tous les responsables des secteurs d’activité entrent leurs données budgétaires, de planification et de prévision dans des feuilles de calcul accessibles sur le Web à l’aide d’une interface similaire à Excel, et Adaptive les consolide automatiquement. Vous éliminez ainsi instantanément les semaines de travail que vous passiez à consolider manuellement des centaines de feuilles de calcul déconnectées.

2.      Rationaliser l’analyse et la production de rapports.

 

« Nous passons beaucoup moins de temps à générer des rapports et plus de temps à analyser les données. Nous produisons des rapports complets sur les résultats, nous intégrons toutes les données réelles provenant d’Oracle dans Adaptive et nous les combinons avec nos prévisions. Et en un seul clic, vous pouvez rafraîchir les rapports pour la direction et le conseil d’administration. »

 

Jonas Hallman

Responsable financier senior FP&A, Infoblox

 

« Avec Adaptive Insights, nous avons libéré 80 semaines de travail qui étaient auparavant consacrées à la collecte et à

la préparation des données. Maintenant, notre équipe peut se concentrer sur des activités plus stratégiques, comme travailler avec les clients et améliorer la performance opérationnelle. »

 

Franco Chamorro Directeur des finances et de l’administration, Compañía Cervecera de Nicaragua

Lorsque votre FP&A est dans le cloud, vous utilisez des tableaux de bord intuitifs et des rapports paramétrables pour surveiller vos données. Mieux encore, vous savez que vous consultez toujours les données les plus récentes. Certaines solutions s’intègrent même à Microsoft Office, ce qui vous permet de tirer profit du meilleur d’Excel, de PowerPoint et de Word pour vos rapports.

  1. Intégrer la FP&A avec vos autres systèmes.

Les meilleures solutions FP&A basées sur le cloud sont dotées de connecteurs pré-intégrés aux systèmes de comptabilité et de gestion du personnel les plus populaires, qu’ils soient sur site ou dans le cloud. Les API intégrées vous permettent d’extraire automatiquement les données de presque n’importe quel système de votre choix, sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, pour qu’elles soient toujours actualisées en fonction de vos besoins.

4.      Partager avec tous.

 

« Nous chargeons nos prévisions de vente pondérées de salesforce directement dans les prévisions d’Adaptive afin de mieux analyser la probabilité de conversion des commandes. Cela oriente les plans et les prévisions dans d’autres domaines, comme les embauches. Notre activité se reflète dans Adaptive. »

 

Steven Priscott

Directeur financier, Sift

L’avantage d’un système basé sur le cloud est que tout le monde peut y accéder et le mettre à jour de n’importe où et à n’importe quel moment. Plus besoin d’envoyer des feuilles de calcul à compléter par les responsables de budget, d’attendre leur retour, puis de les consolider en une seule prévision de référence. Maintenant, les utilisateurs peuvent télécharger des modèles, saisir des données hors ligne et télécharger leurs budgets une fois terminés.

5.      Rendre la modélisation de scénarios et les simulations vraiment aisées.

 

« L’analyse des simulations est presque impossible à faire manuellement dans Excel. Avec une application FP&A basée sur le cloud, il est facile de formuler des hypothèses et d’exécuter des analyses de simulation, même pour des questions complexes telles que : « Quel est l’impact sur les revenus, les bénéfices et les liquidités de l’augmentation de la taille de l’équipe des ventes de 10, 20 ou 50 % au cours de la prochaine année ? »

 

 

  1. Se protéger des ruptures de calcul

« Adaptive Insights augmente notre confiance dans les données que nous présentons. Nous n’avons plus à nous soucier des questions de

liens rompus entre les feuilles de calcul ou des formules manquantes. Nous formulons nos hypothèses,

nous saisissons les données et nous sommes assurés que les rapports seront exacts. Cela élimine l’un des plus grands soucis pour tous les analystes financiers : Est-ce que les chiffres sont cohérents les uns avec les autres ? »

 

Michael Bright

Directeur, FP&A, Teachscape

 

Grâce à des algorithmes sécurisés qui effectuent tous les calculs nécessaires sur vos données, il n’y a aucun risque que les utilisateurs rompent accidentellement (ou délibérément) des liens ou suppriment des formules essentielles. C’est impossible.

 

7.    Le faire sans se ruiner.

 

« J’utilise le logiciel tous les jours. Adaptive Insights est facile à mettre en œuvre et relativement peu coûteux.

Il n’est donc pas nécessaire de dépenser plus pour

une solution sur site d’une entreprise comme SAP ou Oracle. »

 

Colm Callan

Directeur financier, WageWorks

En l’absence de matériel serveur, de licences logicielles d’infrastructure ou de coûts de mise en œuvre du support informatique, la FP&A dans le cloud peut coûter jusqu’à 77 % moins cher que les logiciels FP&A sur site. Vous pouvez être opérationnel rapidement et facilement, sans avoir besoin de faire appel aux services informatiques. De plus, vous pouvez profiter des mises à jour dès qu’elles sont disponibles, sans attendre que votre organisation libère des ressources pour un projet de mise à jour.

 

MIEUX POUR VOUS, MIEUX POUR VOTRE ENTREPRISE

La FP&A dans le cloud n’est pas seulement une solution incontournable pour les

professionnels de la finance qui en ont assez des inconvénients d’Excel. Les avantages pour l’entreprise sont positifs, rapides et durables :

Meilleures décisions :

Lorsque tous les responsables budgétaires peuvent suivre les performances en temps réel, prévoir aussi souvent que nécessaire et effectuer des analyses précises, l’entreprise se retrouve en bien meilleure position pour atteindre ses objectifs et faire face à la concurrence.

Meilleure gestion :

 

« Adaptive nous a permis de faire preuve de plus de créativité analytique… Nous devenons des conteurs

financiers… Nous leur disons d’où ils viennent et où ils vont… Nous leur fournissons des informations qui leur permettent d’agir maintenant et ils peuvent prendre les décisions qui s’imposent. »

 

Rob Scrimshaw

Analyste financier, Mayo Clinic

 

« Cela nous a permis de faire avancer les discussions sur la base d’une vision unique de l’ensemble de l’entreprise, nous donnant une vision historique permettant d’extrapoler les tendances. »

Matt Buckley

Chef de la planification et du reporting pour la Finance, Specsavers

En consacrant moins de temps à la consolidation manuelle, à la correction des erreurs, à la production de rapports et au chargement des données, les équipes de la finance peuvent se concentrer sur l’analyse des données, la révision régulière des prévisions et la prise des meilleures décisions pour faire prospérer l’entreprise.

 

Un contrôle plus rigoureux :

Les feuilles de calcul qui se promènent dans la nature sont une invitation à un travail non structuré et anarchique. L’intégration des meilleures pratiques dans votre système FP&A dans le cloud permet à chacun de faire ce qu’il faut : se conformer aux règles, saisir les données de manière cohérente et utiliser les mêmes processus intégrés pour la consolidation, la conversion des devises, la modélisation, les prévisions et la planification.

Réduction des coûts informatiques

 

« Pendant un an, 110 entreprises dans 30 états ont collaboré à une étude sur la performance financière, en temps réel,

chaque jour. Adaptive Insights a amélioré l’accessibilité et la responsabilisation, et nous a permis de faire des économies. »

 

J.P. Hannan

Vice-président principal, trésorier et directeur financier, Cumulus Media.

Les systèmes dans le cloud sont beaucoup moins chers que les logiciels sur site, car il n’est pas nécessaire d’investir dans le matériel, les licences, le support interne ou l’intervention régulière de sociétés de conseil pour faire fonctionner le système. Donc, si quelqu’un vous accuse d’investir dans la FP&A dans le cloud parce que c’est le dernier gadget en date, lisez- lui cette liste. Ce sont des avantages objectifs et assez explicites.

 

LE COURAGE DE PASSER À L’ACTION

 

En tant que responsable financier, vous avez peut- être la conviction que des solutions FP&A abordables et basées sur le cloud représentent la voie à suivre.

 

Mais le changement n’est jamais facile, et l’inertie est un obstacle difficile à franchir.

 

Vous pouvez craindre que la mise en œuvre prenne beaucoup de temps, ne fonctionne pas comme prévu, coûte beaucoup trop cher ou exige énormément d’efforts de votre part. Et avec tout changement proposé par rapport aux processus existants, il

existe également un élément de risque à prendre en considération : le nouveau système fera-t-il tout ce dont j’ai besoin ?

 

Ce sont des préoccupations réelles, et vous avez raison d’être prudent. Mais la bonne nouvelle, c’est que le passage à la FP&A dans le cloud est en fait un projet assez rapide et simple. Voici quelques raisons qui expliquent pourquoi :

  1. Le logiciel est déjà installé dans le cloud, ainsi le processus d’implémentation ne prend pas beaucoup de

 

  1. Il est facile à configurer en fonction de votre structure organisationnelle et de vos méthodes de

 

  1. Vous pouvez importer automatiquement des données à partir de votre interface comptable, de gestion de la paye ou d’autres logiciels d’entreprise.

 

  1. Les applications FP&A basées sur le cloud sont faciles et intuitives à utiliser, donnant aux utilisateurs le choix entre l’interface familière d’Excel ou la planification en

 

  1. Il est conçu pour être configuré et géré par vous- même, avec peu, voire aucune contribution de l’informatique

À l’instar des milliers d’entreprises qui ont déjà transformé la façon dont elles élaborent leurs budgets et leurs prévisions, toutes les raisons sont réunies pour examiner ce qu’elle peut faire pour votre entreprise.

L’étape suivante est la plus simple de toutes : en savoir plus sur la FP&A dans le cloud et parler à des personnes qui ont déjà franchi le pas.

 

VOUS N’AVEZ RIEN À PERDRE SI CE N’EST VOS MIGRAINES

Les entreprises de toutes tailles, dans tous les secteurs d’activité, bénéficient aujourd’hui de la FP&A dans le cloud. En tant que leader du marché des FP&A en cloud, nous sommes fiers d’avoir aidé plus de 3 000 entreprises et organisations à but non lucratif à échapper à l’enfer d’Excel et à démarrer une nouvelle ère dans le cloud. Un jour, vous aussi, nous pensons que vous franchirez le pas. Peut-être pas aujourd’hui. Peut-être pas demain. Mais bientôt. Et nous pensons vous l’apprécierez à juste titre. Voici quelques citations pour vous en convaincre :

À propos d’Adaptive Insights

 Nous sommes nous-mêmes des spécialistes de la finance, alors nous savons à quoi nos clients sont confrontés tous les jours.

Nous aimons notre travail, car nous aidons nos clients

à faire le leur plus efficacement et plus rapidement, avec moins de difficultés et de risques.

Pour en savoir plus, consultez les ressources ci-dessous, rendez-vous sur : www.adaptiveinsights.com ou appelez-nous au +1 800 303 6346.

Voir Adaptive Insights en action

 La meilleure façon de commencer votre voyage vers la FP&A dans le cloud est de la regarder fonctionner.

Notre démonstration en ligne vous permettra d’avoir une excellente vue d’ensemble, et vous pourrez également assister à des scénarios spécifiques pour des secteurs tels que les services financiers, la santé et l’industrie. www.adaptiveinsights.com/demo

Si vous faites encore des cauchemars après votre dernière période d’élaboration budgétaire, considérez ceci comme votre premier pas pour dormir sereinement.

 

« Notre processus avec Adaptive Insights

est 100 fois mieux qu’avec Excel seul. »

Paolo Castro

FP&A, Embraer Aircraft